Pour vous aider à établir et à vérifier vos comptes d’entreprise, la balance comptable est un document clé, qui vous permet d’assurer l’exactitude des différentes saisies de comptabilité. La balance n’est pas un document comptable obligatoire, mais s’avère très utile aussi bien pour les grandes que les petites entreprises. Qu’est-ce que la balance comptable exactement ? Comment la créer ? Quelles informations inclure ? Lisez la suite pour le savoir !
Qu’est-ce que la balance comptable ?
La balance comptable est un document comptable qui recense l’intégralité des comptes associés au grand livre comptable. Il permet notamment de vérifier l’exactitude des données du bilan et du compte de résultat d’une entreprise. Sur ce document, on reproduit simplement l’état financier d’un exercice comptable, à l’aide des totaux débiteurs et créditeurs du grand livre. La balance recense en effet tous les mouvements de l’entreprise concernant les achats, les ventes, les créances et les dettes.
À noter : la balance comptable n’est pas un document obligatoire.
Il existe 3 types de balances comptables :
- La balance générale ;
- La balance auxiliaire ;
- Et la balance âgée.
La balance générale reprend tous les comptes de classes 1 à 7, tandis que la balance auxiliaire, aussi appelée balance des comptes tiers, regroupe les comptes clients (411) ou fournisseurs (401). Enfin, la balance âgée reprend les informations de la balance auxiliaire uniquement, et présente les comptes ainsi que leurs échéances.
Comment établir une balance comptable ?
La balance comptable ne se construit qu’après avoir terminé la saisie de toutes les écritures comptables. Il faut ensuite reprendre l’ensemble des comptes associés à ces écritures, par ordre croissant (de 1 à 7 pour la balance générale par exemple).
Le document se présente alors sous forme de tableau à 5 colonnes, qu’il est nécessaire de remplir pour chacun des comptes. Par convention, les colonnes sont réparties de cette manière (lecture de gauche à droite) :
- Colonne 1 : numéro du compte comptable ;
- Colonne 2 : libellé du compte comptable (nom) ;
- Colonne 3 : total des mouvements débiteurs de ce compte ;
- Colonne 4 : total des mouvements créditeurs de ce compte ;
- Colonne 5 : solde du compte comptable.
Le solde du compte comptable correspond à la différence entre le total des mouvements débiteurs et le total des mouvements créditeurs.
À noter : si le total des débits est supérieur au total des crédits, le solde est débiteur. À l’inverse, si le total des débits est inférieur au total des crédits, le solde est créditeur.
Quand établir une balance comptable ?
Vous êtes libre de créer une balance comptable à n’importe quel moment au cours de l’exercice, dès que vous pensez en avoir besoin.
Cependant, la balance sera nommée de manière différente selon le moment de sa création au cours de l’exercice. On parle de balance avant inventaire lorsqu’elle est créée avant l’établissement du bilan, et de balance après inventaire une fois que la balance a été éditée après la saisie de toutes les écritures comptables de l’exercice. Dans ce cas, elle n’est pas définitive. C’est la balance comptable appelée balance de clôture, qui est archivée après la clôture du bilan.
À noter : en cas de contrôle fiscal ou social, vous devrez présenter la balance de clôture uniquement.
À quoi sert la balance comptable ?
La balance comptable est un document très utile pour la gestion de votre comptabilité d’entreprise. Bien qu’elle ne soit pas obligatoire, peu importe le type d’entreprise, elle permet de vérifier les comptes à la fin de chaque exercice comptable, ou bien lors de situations comptables intermédiaires.
La balance comptable a en effet plusieurs fonctions. Elle sert tout d’abord à calculer le résultat de l’exercice, et donc à vérifier les informations du bilan et du compte résultat, notamment avant le dépôt des comptes annuels au greffe du tribunal de commerce. Si vous remarquez certaines erreurs sur la balance comptable, il est donc nécessaire d’en identifier les causes. Les écarts peuvent provenir d’un oubli ou d’une mauvaise saisie, entre autres.
Ce document vous permet de repérer les mouvements les plus importants de l’exercice, et surtout de comparer les soldes des différents comptes, notamment avec un ou plusieurs exercices précédents (n-1, n-2, etc.).
D’autre part, la balance comptable permet également de vérifier l’équilibre entre les débits et les crédits, dont la différence, selon le principe de comptabilité en partie double, doit être égale à 0.
Enfin, ce document est aussi utile pour le calcul de vos déclarations de TVA, ou encore des écritures de paie ou d’amortissement par exemple.
Par ailleurs, la balance âgée est spécifiquement établie pour réaliser un suivi des créances clients, vérifier que les paiements fournisseurs ont bien été effectués et anticiper les retards de paiement.
