Tenir un journal comptable fait partie des diverses obligations comptables d’une entreprise. Ce journal, également appelé livre-journal, est un document essentiel pour garder une trace de toutes les opérations financières effectuées au quotidien. Mais attention, le journal comptable doit être tenu de manière stricte et fait l’objet de contraintes et de règles spécifiques. La tenue d’un livre-journal peut s’inscrire dans le cadre d’une digitalisation d’entreprise. Découvrez dans cet article les principes de base pour bien tenir un journal comptable.
Qu’est-ce qu’un journal comptable ?
Le journal comptable, ou livre-journal, est un document comptable qui permet d’enregistrer toutes les opérations financières d’une entreprise, de débit et de crédit (principe de comptabilité en partie double), lors d’un exercice comptable. Tenir un journal comptable permet donc de recenser les recettes et les dépenses.
Il est possible de tenir un seul journal comptable principal, ou bien plusieurs journaux auxiliaires pour chaque type de flux. Dans ce cas, l’ensemble des informations devra tout de même être répertorié dans le journal général.
Il est obligatoire de tenir un journal comptable pour toutes les entreprises sujettes à :
- L’impôt sur les sociétés (IS) ;
- Le régime réel d’imposition ;
- Le régime simplifié ;
- La déclaration contrôlée.
En somme, toutes les entreprises doivent tenir un journal comptable, à l’exception des microentreprises.
Quelles sont les règles pour tenir un journal comptable ?
Plusieurs informations doivent apparaître sur le livre-journal :
- La date de l’opération et du mouvement ;
- Le montant de l’opération (débit et crédit) ;
- Le libellé de l’écriture comptable (description) ;
- Et le compte bancaire concerné par l’opération.
À noter : toutes les écritures comptables doivent être validées à l’aide d’une pièce justificative.
D’autre part, le journal comptable doit impérativement retracer l’ensemble des flux, jour par jour et de manière chronologique. Aucune écriture comptable ne doit correspondre à un enregistrement sur plusieurs jours. Il est également obligatoire de remplir le livre-journal au quotidien.
Par ailleurs, le journal ne doit pas être éditable, quel que soit le format, même papier (les blancs, ratures et autres ne sont pas autorisés). En cas d’erreur, il est possible d’émettre une écriture de régularisation.
Enfin, il est obligatoire d’enregistrer les opérations dans la monnaie nationale du siège social de l’entreprise.
À noter : il est également obligatoire de conserver son journal comptable pendant minimum 10 ans, soit au format papier, soit au format numérique.
Quelles différences entre le débit et le crédit ?
La comptabilité en partie double définit le système de comptabilité de toutes les entreprises. L’enregistrement des débits et des crédits permet de garder une trace de toutes les opérations financières et d’équilibrer les comptes.
Les débits et les crédits apparaissent sur l’ensemble des comptes, afin de sauvegarder les flux internes et externes de l’entreprise. Le débit correspond à toutes les opérations dues à l’entreprise. À l’inverse, le crédit fait référence aux opérations que l’entreprise doit aux tiers.
Pour bien remplir une écriture comptable, les débits sont généralement enregistrés sur la colonne de gauche, tandis que les crédits sont inscrits sur la colonne de droite. Ceci n’est pas obligatoire, mais il s’agit d’une convention utilisée dans toutes les entreprises.
Attention : selon le principe de la comptabilité en partie double, chaque opération inscrite au débit doit être compensée par un crédit. C’est pourquoi, la somme des débits est égale à la somme des crédits dans chaque écriture comptable, et la différence des 2 doit donc être égale à 0.
Quels sont les principaux livres-journaux en comptabilité ?
La plupart des entreprises utilisent divers journaux comptables pour faciliter leur gestion au quotidien. Ces journaux, dits auxiliaires, peuvent être nombreux et recensent chacun un type d’opération différent. Ils sont généralement séparés de cette manière :
- Journal des achats ;
- Journal des ventes ;
- Journal de trésorerie (banque) ;
- Journal de caisse ;
- Journal des opérations diverses ;
- Etc.
Le journal des ventes reprend toutes les factures des ventes établies par l’entreprise. Le total des ventes TTC (toutes taxes comprises) est inscrit au débit du compte client, tandis que le montant HT (hors taxes) est enregistré au crédit du compte de produits. Il est également nécessaire d’enregistrer la TVA au crédit du compte de TVA collectée.
Sur le journal des achats, vous devez enregistrer toutes les écritures comptables relatives aux achats. Il peut s’agir de l’achat de matières premières ou de marchandises, mais aussi de frais généraux (entretien, téléphone, etc.), de loyers, d’honoraires ou encore de frais marketing par exemple.
Le journal des opérations diverses (OD) est en général un compte qui permet de regrouper toutes les opérations qui ne trouvent pas leur place dans les autres journaux. Vous pouvez l’utiliser pour y inscrire les écritures de bilan, mais aussi les écritures de paie, de provisions et de TVA par exemple.
À noter : vous avez cependant la possibilité de répartir les opérations diverses sur plusieurs journaux comptables, comme d’un côté les salaires, de l’autre les dotations aux amortissements.
