Parmi les documents comptables qu’il est obligatoire de tenir pour la grande majorité des entreprises en France, on retrouve le grand livre comptable, un document essentiel pour effectuer le suivi de toutes les opérations d’une entreprise, répertoriées par classe de compte. Qu’est-ce que le grand livre comptable ? Comment le tenir ? À quoi sert-il ? Retrouvez toutes ces informations dans cet article !
Qu’est-ce que le grand livre comptable ?
Le grand livre comptable est l’un des documents obligatoires pour toutes les entreprises en France, à l’exception des microentreprises. Il permet de récapituler tous les comptes du journal comptable.
En effet, toutes les écritures comptables saisies dans le journal comptable (ou livre-journal) apparaissent également dans le grand livre et sont alors attribuées à un numéro de compte. Ce document a donc pour objectif de recenser l’intégralité des opérations de l’entreprise, tout en les classant selon différents types de comptes.
Comme pour la plupart des autres documents comptables, il est possible de gérer un seul grand livre, ou bien de répartir les opérations selon plusieurs grands livres auxiliaires, dont les résultats sont regroupés sur le grand livre général.
Que faut-il inclure dans le grand livre comptable ?
Le grand livre comptable doit lister l’ensemble des opérations comptables d’un exercice. Chaque opération est obligatoirement enregistrée de manière détaillée et chronologique, et doit comprendre les informations suivantes, au minimum :
- Le libellé de l’opération (détails) ;
- La date de l’opération ;
- Le montant de l’opération (débit et crédit) ;
- Le journal de comptabilisation (journal des ventes, des achats, de banque, de caisse, des opérations diverses, etc.) ;
- Le numéro de compte associé ;
- Et le libellé du compte associé (capitaux, immobilisations, comptes de charges, etc.).
À noter : pensez à bien indiquer le solde total en début de compte et le solde final après l’enregistrement de l’opération.
Les comptes associés au grand livre sont classés dans l’ordre du plan comptable : classe 1, classe 2, classe 3, etc. En général, le grand livre reprend tous les comptes des classes 1 à 7, tandis que les grands livres auxiliaires enregistrent le détail des comptes 411 (clients) ou 401 (fournisseurs).
Les comptes de 1 à 7 correspondent aux comptes suivants :
- Compte 1 : capitaux ;
- Compte 2 : immobilisation ;
- Compte 3 : stocks et en-cours ;
- Compte 4 : comptes de tiers ;
- Compte 5 : comptes financiers ;
- Compte 6 : comptes de charges ;
- Compte 7 : comptes de produits.
Comment tenir un grand livre comptable ?
Pour bien tenir un grand livre comptable, il est nécessaire d’utiliser le système de comptabilité en partie double. C’est pourquoi, chaque opération est enregistrée en débit (à gauche) et en crédit (à droite) de manière équivalente.
Aucun format n’est imposé pour la tenue du grand livre comptable. Il peut être papier ou numérique. Néanmoins, comme pour tous les autres documents comptables, il est nécessaire de respecter certaines règles, comme :
- Les écritures comptables sont enregistrées dans la monnaie nationale où se situe le siège social de l’entreprise ;
- Le contenu ne doit pas être éditable une fois enregistré.
À noter : en cas d’erreur de comptabilité, il est bien évidemment possible de rectifier l’écriture comptable correspondante à l’aide d’une nouvelle écriture de correction.
Il est également obligatoire de garder le grand livre comptable d’une société pendant au moins 10 ans.
Pour la plupart des entreprises françaises, il est indispensable de tenir des livres comptables, tels que le livre-journal, le grand livre et le livre d’inventaire, mais aussi de déposer à chaque fin d’exercice, les comptes annuels au greffe du tribunal de commerce dont relève votre entreprise, c’est-à-dire le bilan comptable, le compte de résultat et l’annexe.
À quoi sert le grand livre-journal ?
Le grand livre-journal sert en premier lieu à recenser toutes les opérations financières, commerciales et économiques de l’entreprise, sans exception, et de les classer selon chaque type de compte.
Ce document permet donc d’avoir un registre des entrées et des sorties d’argent pour un exercice comptable, de manière claire et précise. Il est généralement géré par le dirigeant et ses associés, ou bien par un expert-comptable.
Bien que la tenue d’un grand livre soit de toute manière obligatoire pour les entreprises, à l’exception des microentreprises, cela permet également de repérer les éventuelles erreurs de comptabilité, de mettre en valeur la situation des comptes d’enregistrement de la TVA, d’avoir un aperçu sur l’évolution du chiffre d’affaires, ou encore d’effectuer la déclaration de revenus.
Enfin, le but ultime d’une comptabilité bien tenue est notamment de pouvoir évaluer la rentabilité de la société, et de prendre des décisions stratégiques.
Pour les petites entreprises, voire les microentreprises, le grand livre comptable est un moyen de suivre au quotidien l’évolution des recettes et des dépenses. Cela permet donc d’avoir un aperçu sur le niveau d’activité à l’instant T et de faire évoluer l’entreprise d’une manière ou d’une autre selon ses objectifs.
