Élément indissociable de la comptabilité des entreprises petites ou grandes, la comptabilité fournisseur possède ses propres enjeux et objectifs, en lien direct avec la comptabilité générale de votre société. De sa définition à son mode d’action, et de ses outils indispensables aux grandes tâches de gestion, découvrez dans cet article détaillé toutes les subtilités de la comptabilité fournisseur.
Quelles explications sont nécessaires pour comprendre la comptabilité fournisseur ?
Dans une entreprise, la comptabilité s’inscrit autour de deux pôles principaux, à savoir les entrées financières et les dépenses. Si les recettes sont directement liées aux ventes de produits ou de prestations de services, les dépenses, quant à elles, dépendent des charges de l’entreprise ainsi que de l’approvisionnement auprès des fournisseurs. Ce dernier point constitue une part intégrale de la comptabilité des entreprises, qui est nommée la comptabilité fournisseur.
Cette notion regroupe ainsi l’ensemble des opérations comptables qui s’établissent entre l’entreprise et ses fournisseurs, telles que :
- Les commandes ;
- La facturation ;
- La comptabilisation ;
- Les paiements ;
- L’approvisionnement.
Contrairement à d’autres branches de la comptabilité d’entreprise, la comptabilité fournisseur est réalisée en collaboration étroite avec plusieurs autres services d’une entreprise, tels que :
- Le service des achats ;
- Le service juridique et fiscal ;
- Le service de gestion et de comptabilité générale ;
- Le service financier.
De ce fait, l’objectif principal de la comptabilité fournisseur est d’augmenter la maîtrise qu’à l’entreprise concernée de sa gestion des coûts.
Quelles sont les tâches liées à la comptabilité fournisseur ?
Vous l’aurez compris, la comptabilité fournisseur n’est pas uniquement composée de la gestion des factures, bien au contraire. Ainsi, les provisions apportées sur les comptes fournisseurs sont importantes, et le suivi de ce compte en règle générale est essentiel pour le fonctionnement de ce service de comptabilité. Cependant, plusieurs autres tâches d’importance sont également à considérer dans l’élaboration de la comptabilité fournisseur, soit :
- Le traitement de la TVA ;
- L’élaboration de compte de résultat ;
- La participation à la clôture des exercices ;
- Vérifier la conformité des transactions financières ;
- Réaliser des prévisionnels ;
- Saisir les écritures comptables fournisseurs ;
- Opérer la gestion des factures fournisseurs.
De plus, le service de comptabilité fournisseur collabore de manière régulière avec les services commerciaux, afin de participer à l’élaboration de stratégies visant à préserver la trésorerie de l’entreprise. Il s’agit donc ici de missions pluridisciplinaires, qui demandent un important investissement humain.
Qui est en charge de la comptabilité fournisseur ?
La comptabilité fournisseur peut être réalisée par plusieurs professionnels, selon la taille de l’entreprise concernée. Ainsi, dans les TPE et PME, il est possible que le service de comptabilité générale et le service de comptabilité fournisseurs soient fusionnés, et gérés par une seule et même personne, bien que cela constitue une charge de travail considérable.
Au sein de très grandes entreprises, la comptabilité fournisseur est gérée au sein d’un département stratégique spécifique, occupé par toute une équipe ou par un professionnel en particulier : le comptable fournisseur. Celui-ci doit posséder de nombreuses qualités personnelles et professionnelles, afin de parvenir à mener à bien ses différentes missions. De ce fait, des compétences de gestion, des connaissances juridiques, ainsi que la maîtrise de logiciels informatiques dédiés sont indispensables. Dans certains cas, de solides connaissances en anglais sont également requises, surtout au sein des grandes entreprises collaborant avec des fournisseurs internationaux.
La comptabilité fournisseur, c’est pour qui ?
La comptabilité fournisseur n’est pas seulement utile aux multinationales, bien au contraire. Les TPE (Très Petites Entreprises) ainsi que les PME (Petites et Moyennes Entreprises) ont tout intérêt à intégrer la comptabilité fournisseur à leurs tâches de gestion. Ceci, parce que la tenue d’une comptabilité est requise par la loi pour ce type d’entreprises : il est donc indispensable d’intégrer la comptabilité fournisseur dans les saisies comptables pour obtenir des bilans fiables et lisibles.
Aussi, la comptabilité fournisseur permet aux petites et moyennes entreprises d’opérer un suivi méticuleux des dépenses du département des achats : une accumulation de dettes, des achats superflus ou de mauvais investissements pourraient entraîner la fermeture de l’entreprise.
Quels sont les outils nécessaires pour la réalisation de la comptabilité fournisseur ?
Au sein des entreprises, quelles que soient leurs tailles, l’utilisation de logiciels de comptabilité fournisseur se révèle rapidement indispensable. En effet, si de nombreuses transactions sont réalisées, la saisie des opérations comptables demande un investissement conséquent. Les logiciels permettent ainsi aux comptables de gagner du temps, en proposant une automatisation des paiements, une saisie facilitée des factures, etc.
Pour vérifier que votre comptabilité fournisseur est suffisamment performante, vous pouvez décider de mettre en place des indicateurs de pilotage. Ces derniers vous permettront de mesurer précisément les délais nécessaires pour l’enregistrement des saisies comptables ou encore le volume des factures reçues.
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