Exceptionnellement, la comptabilité de trésorerie ne concerne que les associations, les entreprises qui sont sujettes au régime BNC ou Bénéfices non commerciaux, à celles qui sont assujetties à l’IS ou Impôt sur les sociétés ainsi qu’autres entreprises individuelles du régime BIC ou Bénéfices Industriels Commerciaux. Quoi qu’il en soit, cette matière relève de la comptabilité simplifiée et se résume par les écritures des flux financiers : encaissements et décaissements.
Que faut-il savoir sur le fonctionnement de la comptabilité de trésorerie ?
Par définition, la comptabilité de trésorerie est l’enregistrement des dépenses et des recettes de l’entreprise tout au long de l’exercice comptable. Sont figurés dans les livres de trésorerie les modes de règlement des encaissements et la nature des décaissements. Les autres rubriques habituelles telles que les créances et les dettes n’interviennent qu’au moment de la clôture de l’exercice comptable. Cela concerne les montants en attente de paiement, que ce soit entrant ou sortant de la caisse. On utilise les factures dans les enregistrements afin de faciliter leur enregistrement pour l’exercice suivant. À noter que seules les entreprises du BIC et liées à l’IS qui font l’objet de créances et de dettes.
C’est la principale spécificité de ce type de comptabilité. Néanmoins, le principe est le même qu’avec les autres systèmes. En fin de compte, les recettes, les dépenses, les créances, les dettes ainsi que les autres éléments qui en résultent sont présents dans tous les comptes de résultat et les bilans. Sauf que les deux premiers composants doivent faire l’objet d’un paiement réel pour pouvoir figurer dans les livres et leur enregistrement se fait uniquement à la date dudit règlement.
Comment se passe l’enregistrement des différents éléments de cette comptabilité ?
Il faut disposer de quelques justificatifs pour pouvoir respecter le principe et l’organisation de la comptabilité de trésorerie. Les documents à classer de manière chronologique sont les relevés bancaires et le livre de caisse avec les factures correspondantes pour les uns et l’autre. Il est plus simple d’afficher en premier lieu les documents les plus récents tout en les numérotant puisqu’on utilise ces derniers afin de procéder aux enregistrements comptables. Passons maintenant à la façon d’enregistrer chaque rubrique de cette comptabilité.
Les charges
Les charges ou les dépenses constituent les éléments de décaissement. Sont compris dans cette catégorie le loyer et tous les achats que ce soit de produits ou d’équipements. Ainsi, ils sont pris en compte dans la comptabilité de trésorerie à la date du décaissement. Au moment de l’écriture, voici les éléments qui doivent y figurer :
- Date d’enregistrement ;
- Numéro de compte ;
- Libellé des charges ;
- Débit et crédit.
La TVA figure dans le tableau comptable le cas échéant.
Les produits
Ensuite vient l’enregistrement des produits qui ne sont autres que les recettes dues aux paiements déjà encaissés des clients. Tous les moyens de paiement sont valables, mais doivent être notés au moment de l’écriture. La livraison des marchandises et la réalisation de la prestation ne valident pas l’enregistrement. Seul l’encaissement est accepté par la comptabilité de trésorerie. Il faut ajouter la TVA parmi les libellés si les opérations en sont assujetties. Il est à noter que seuls les comptes charges et produits sont considérés et non ceux des fournisseurs et des clients.
La fin d’exercice
L’écriture de la clôture d’exercice en vue d’établir le bilan dépend ainsi du régime de l’entreprise. Les entreprises individuelles et celles des BNC ne prennent en compte que les entrées et les sorties d’argent ainsi que les amortissements. Pour les autres catégories d’organisations, il faut noter que les ventes non encaissées et les achats non réglés s’ajoutent aux produits et charges.
Pourquoi utiliser la comptabilité de trésorerie et quelles sont ses limites ?
La comptabilité de trésorerie est sans doute le système de compte le plus simple. Il suffit de se référer à toutes les pièces comptables établies et de les reporter dans une unique écriture dans un temps réel. Cette méthode fait gagner tu temps lors de la saisie, grâce au fait que les lignes comptables sont réduites pour chaque opération. Dans la mesure où cette tâche est confiée à un prestataire, vous pouvez être sûr que le coût sera moins élevé, notamment grâce à la simplicité de l’opération entreprise de façon méthodique.
Elle a bien sûr quelques limites qu’il faudra connaître pour ne pas commettre un impair et pour ne pas perdre du temps. Puisque les créances et les dettes n’entrent en ligne de compte qu’à la fin de l’exercice comptable, il sera plus compliqué de faire le suivi des impayés. Il faut être organisé et méticuleux pour ne pas fausser les comptes.
Les entreprises individuelles de petite taille pourraient avoir besoin de l’aide d’un expert-comptable ou d’un agent de comptabilité pour gérer leur comptabilité de trésorerie par faute de temps ou de personnel spécialisé. En effet, certains calculs comme celui de la TVA sont réalisés hors du cadre de la comptabilité.
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