En cas de contrôle de l’administration fiscale, votre entreprise doit être en mesure de présenter un fichier des écritures comptables à jour et élaboré dans le strict respect des normes en vigueur. De l’utilité de ce fichier à son mode de présentation, vous trouverez dans cet article toutes les informations nécessaires pour mettre en place un fichier des écritures comptables dans les règles de l’art.
Qu’est-ce qu’un fichier des écritures comptables ?
Avant toute chose, il est important de comprendre les caractéristiques de ce document.
L’utilité du fichier
Aujourd’hui, l’immense majorité des entreprises utilisent un système informatique pour leur tenue de comptabilité : or, en cas de contrôle de la part de l’administration fiscale, il est important de fournir au contrôleur un document permettant d’effectuer facilement les vérifications d’usage. Ainsi, le fichier des écritures comptables doit être dématérialisé, mais aussi être élaboré selon des normes très précises. Ces dernières permettent d’uniformiser et de régulariser la présentation des écritures comptables sous la forme d’un document informatique.
Précisons que la réalisation de ce fichier doit être établie à chaque clôture d’exercice, afin que ce dernier puisse être présenté rapidement à l’administration lors d’une vérification de comptabilité ou d’un examen de comptabilité en distanciel.
Qui doit réaliser le fichier des écritures comptables ?
Toutes les entreprises susceptibles de faire l’objet d’un contrôle fiscal, et réalisant leurs écritures comptables de manière informatisée doivent pouvoir présenter ce fichier. Ainsi, ne sont concernées que les entreprises ayant l’obligation légale de tenir une comptabilité, soit les sociétés soumises à l’impôt :
- BIC ;
- BN ;
- BA.
Seules en sont dispensées les microentreprises, qui sont également exemptées de l’obligation de tenir une comptabilité.
Les sanctions possibles
La non-présentation du fichier des écritures comptables, ou son absence de conformité à la législation en vigueur peuvent coûter très cher à l’entreprise concernée en cas de contrôle. Ainsi, lorsqu’une société reçoit un avis d’examen de comptabilité, celle-ci doit transmettre le fichier des écritures comptables à l’administration fiscale sous deux semaines à compter de la date de réception du courrier concerné. En cas de manquement, l’entreprise s’expose à une amende de 5 000 euros.
Mais ce n’est pas tout. Si le fichier des écritures comptables n’est pas établi dans le strict respect des normes attendues, ou si celui-ci n’a simplement pas été édité, alors l’entreprise risque d’encourir des contraventions cumulables. Par exemple, l’entreprise s’expose à une majoration de 10 % de l’amende de 5 000 euros en cas d’erreur de présentation, et l’administration fiscale peut décider de réaliser une évaluation d’office de l’entreprise si les irrégularités des fichiers des écritures comptables sont trop importantes.
Que doit contenir le fichier des écritures comptables ?
Entrons dans le vif du sujet : voici les éléments qui doivent être présentés dans le fichier des écritures comptables.
Quelles écritures comptables sont concernées ?
L’ensemble des écritures comptables figurant dans le bilan de l’ouverture de l’exercice comptable doivent être présentes dans ce fichier dématérialisé. Cela comprend ainsi les écritures :
- De cession des immobilisations ;
- Des stocks ;
- Des provisions ;
- Des amortissements ;
- De dépréciation ;
- De régularisation.
Le détail des écritures comptables
Plusieurs éléments sont à prendre en compte pour détailler les écritures comptables comme il se doit. Il est nécessaire de classer les informations du fichier comptable par ordre chronologique, afin que ce document puisse être représentatif de la comptabilité de l’entreprise tout au long de son exercice. Vous pouvez retrouver l’ensemble des normes liées à la mise en forme du fichier des écritures comptables au sein du livre des procédures fiscales, en vous référant à l’article A47 A-1.
Précisons que chaque écriture comptable disposée dans ce fichier doit être aussi détaillée que possible : en tout, 18 informations précises doivent être renseignées pour toute écriture dans le fichier. Les informations en question doivent être inscrites dans l’ordre suivant :
- Le code du journal concerné ;
- Le libellé de celui-ci ;
- Le numéro d’écriture comptable ;
- La date de comptabilisation ;
- Le numéro de compte associé ;
- Le libellé du compte ;
- Le numéro du compte auxiliaire (si applicable) ;
- Le libellé du compte auxiliaire (si applicable) ;
- La référence du justificatif ;
- La date du justificatif ;
- Le libellé de l’écriture comptable ;
- Le montant du débit ;
- Le montant du crédit ;
- Le lettrage de l’écriture concernée (si applicable) ;
- La date de lettrage (si applicable) ;
- La date de validation de l’écriture ;
- Le montant concerné en devise (si applicable) ;
- L’identifiant de la devise concernée (si applicable).
Vous assurer que le fichier des écritures comptables est conforme
Comme vous pouvez le constater, la réalisation du fichier des écritures comptables est particulièrement complexe, et demande le strict respect des réglementations liées aux documents comptables pouvant être exigés par l’administration fiscale. De ce fait, il est recommandé de confier cette tâche à un membre de votre entreprise spécialiste en comptabilité. Vous pouvez aussi faire appel à un expert-comptable, qui saura rédiger ce document dans les règles de l’art, tout en prenant en charge la réalisation de vos déclarations fiscales annexes.
Pour vous assurer que le fichier des écritures comptables de votre entreprise est conforme aux exigences de l’administration fiscale, il vous est aussi possible d’utiliser l’outil « Test Compta Demat », mis à votre disposition sur le site economie.gouv.fr.
