En comptabilité, l’avoir est un outil précieux qui permet de réaliser une régularisation des états financiers en cas d’erreur ou de geste commercial. De sa définition à son inscription dans les écritures comptables de votre entreprise, découvrez toutes nos explications d’experts pour réaliser un avoir dans les normes.
Quelles sont les caractéristiques d’un avoir ?
Nos explications claires pour comprendre l’utilité d’un avoir en comptabilité.
Définition
L’avoir fait partie des documents comptables indispensables pour la tenue d’une comptabilité dans les normes établies par l’Administration Fiscale. Cette notion est similaire à celle d’une note de crédit ou d’une facture d’avoir, et renvoie à une opération comptable visant à corriger ou annuler une facture qui a d’ores et déjà été éditée. Rappelons que la loi interdit la suppression de facture ainsi que leur altération, afin de prévenir les risques de fraude : l’avoir permet ainsi de résoudre ces problématiques tout en équilibrant les comptes de votre entreprise.
L’avoir au sein de votre entreprise possède la même utilité qu’un avoir perçu au sein d’un magasin de prêt-à-porter : lorsque vous retournez des articles après leur achat, la boutique vous proposera souvent d’obtenir un remboursement ou un avoir valable en magasin. Il s’agit donc du même principe, mais appliqué à la comptabilité de votre entreprise.
Par exemple, si vous éditez une facture de 250 euros pour un de vos clients, et que vous réalisez après l’avoir envoyée que le montant à facturer n’était que de 195 euros, alors il est possible d’établir un avoir de 55 euros à destination de votre client.
Dans quels cas établir un avoir ?
Plusieurs situations peuvent justifier la création d’un avoir au cours de la vie de votre entreprise :
- L’annulation d’une facture ;
- La correction d’une facture ;
- Une pratique commerciale.
Dans le premier cas de figure, la création d’un avoir permet d’annuler une facture en remplaçant celle-ci : on constitue alors un avoir du même montant que la facture concernée afin d’en annuler ses effets. Comme dans l’exemple cité plus haut, l’avoir permet aussi de compenser une erreur de calcul lors de l’émission d’une facture, sans avoir à remplacer totalement celle-ci. Enfin, l’avoir peut être utilisé à des fins commerciales, afin de régler un litige ou de fidéliser un client, par exemple. Ainsi, un avoir de 10 % peut être envoyé à l’un de vos clients afin de compenser un délai de livraison irraisonnable, par exemple. L’ensemble de ces tâches sont habituellement confiées à l’expert-comptable de l’entreprise concernée, afin d’éviter tout manquement à la loi.
Comment organiser la gestion des avoirs ?
Voici la marche à suivre pour intégrer les avoirs dans votre trésorerie.
Comment comptabiliser un avoir ?
En cours d’exercice, il est important d’importer les avoirs au sein des écritures comptables, afin de ne pas fausser le compte de résultat de l’exercice concerné. En effet, un avoir émis ou reçu possède un impact sur les états financiers de votre entreprise, il est donc important de les enregistrer convenablement. De ce fait, on distinguera les avoirs clients ainsi que les avoirs fournisseurs dans les écritures comptables de l’exercice en cours.
Les écritures d’un avoir client en cours d’exercice
Lorsqu’il s’agit d’une remise que votre entreprise offre à ses clients, vous devrez créditer le compte 4111 « Clients – Ventes de biens ou prestations de services » à partir des comptes :
- « Rabais, remises et ristournes accordés par l’entreprise » (709) ;
- « TVA collectée » (44571).
Cette opération n’est que valable en cas d’avoir client qui ne porte pas sur des immobilisations.
Dans le cas contraire, pour réaliser un avoir qui porte sur des immobilisations, il vous faudra créditer le 4111 une nouvelle fois, mais cette fois-ci à partir du compte « Produits des cessions d’éléments actifs » (775), ainsi que de celui de la TVA précisée ci-dessus.
Une petite précision est à apporter ici, dans le cas où l’avoir constituerait un retour d’un client : il convient alors de débiter le compte du produit associé, qui avait été initialement crédité lors de la vente.
Les écritures d’un avoir fournisseur en cours d’exercice.
Dans ce cas aussi, il est utile de distinguer les avoirs portant sur des immobilisations des autres. Si l’avoir correspond à une remise sur des prestations de service ou de biens, alors les comptes « Rabais, remises et ristournes obtenus sur achats » (609) et « TVA déductible sur autres biens et services » (44566) devront être crédités à partir du compte « Fournisseurs – achat de biens et de prestations de services » (401).
Dans le cas d’un avoir concernant une immobilisation, le compte « Fournisseurs – achat d’immobilisations » (4041) sera débité pour venir alimenter les comptes « TVA déductible sur immobilisations » (44562) et « Immobilisations » concernés au sein de la classe 2.
Précisons que lorsque l’avoir concerné constitue un retour sur achat durant le même exercice comptable, alors celui-ci devra être crédité sur le compte qui avait été débité lors de l’achat.
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