Document essentiel au bon fonctionnement de la comptabilité des entreprises, la note de crédit est très pratique pour compenser des erreurs commerciales ou de facturation. Voici quelques explications vous permettant de mieux comprendre le fonctionnement général de la note de crédit, ainsi que son mode d’inscription dans vos journaux comptables.
Quelle est la définition d’une note de crédit ?
Découvrez tout ce qu’il y a à savoir sur les notes de crédit grâce à nos explications.
Caractéristiques
La note de crédit, aussi appelée « un avoir » est un document comptable dont le sens est inverse à celui d’une facture ordinaire : cela signifie qu’une note de crédit accorde un solde à un client, au lieu de lui demander le règlement d’une somme comme cela est le cas pour les factures habituelles.
Mode de fonctionnement
Ainsi, la note de crédit est réalisée par un créancier (personne à qui on doit un montant) en faveur d’un débiteur (personne qui doit un montant). Ce document entraîne donc une diminution de la dette du débiteur via une réduction sur :
- Le prix des marchandises ;
- Le montant d’une dette quelconque ;
- Le montant de la TVA.
L’utilité de la note de crédit : explications
La note de crédit intervient lorsqu’une facture a déjà été émise par le créancier et payée par le débiteur, mais que des circonstances particulières exigent la diminution du montant concerné. Les taux d’intérêt ne s’appliquent donc pas, car il ne s’agit pas d’une augmentation de la dette concernée. Il s’agit davantage d’un moyen de rembourser un client d’un endettement supérieur à ce qu’il devrait être.
À quelles occasions réaliser une note de crédit ?
La note de crédit est éditée lorsque le montant d’une facture déjà payée est revu à la baisse, dans le cas contraire, nous parlerions d’une note de débit. L’administration fiscale n’acceptant pas la modification ou la suppression d’une facture déjà éditée, il est alors nécessaire de créer une note de crédit qui va permettre de compenser le montant du trop-perçu par votre entreprise. Grâce à la note de crédit, la facture peut être annulée sans disparaître de la comptabilité.
Plusieurs circonstances peuvent justifier le recours à une note de crédit en faveur d’un de vos clients. En plus de permettre d’annuler les effets d’une facture, comme nous l’avons explicité plus haut, la note de crédit peut être utilisée pour :
- Corriger une erreur de facturation ;
- Compenser un retard de livraison ;
- Générer un geste commercial ;
- Rembourser un montant en cas de retour de marchandise.
De ce fait, lorsque la mention « note de crédit » apparaît, il ne s’agit en aucun cas d’un signe de surendettement du client ni d’une augmentation de ses mensualités auprès de son créancier, bien au contraire !
Comment fonctionne concrètement une note de crédit ?
Quelques informations utiles sur la mise en pratique de cette opération.
Quelles mentions doivent apparaître sur une note de crédit ?
Contrairement au domaine propre à la facturation, la création d’une note de crédit n’est pas soumise, dans sa forme, à une législation précise. Cependant, celle-ci devra comporter plusieurs informations essentielles afin d’être fiable et lisible par votre client. De ce fait, en créant une note de crédit, n’oubliez pas d’y préciser :
- Vos coordonnées ;
- Si la TVA est applicable ;
- Les coordonnées du client ;
- La date de création du document ;
- Le titre « note de crédit » ;
- Le numéro de facture concerné, si applicable ;
- Le montant concerné.
Comme pour vos factures, il est conseillé de créer un numéro de suivi pour vos notes de crédit, afin de les retrouver rapidement. Pensez également à classer vos notes de crédit avec les factures correspondantes, pour une meilleure gestion administrative.
L’importance d’inclure la note de crédit dans vos écritures
La note de crédit doit obligatoirement être inscrite dans votre comptabilité, car il s’agit d’une action qui amènera à une modification de votre trésorerie. Pour inscrire cette opération dans vos journaux comptables, voici la marche à suivre.
Pour une note de crédit portant sur des remises
Concernant une note de crédit client concernant une immobilisation, il est nécessaire de débiter les comptes 775 « Produits des cessions d’éléments actifs » et 44571 « TVA collectée » pour créditer le compte « Clients » 4111.
Dans le cadre d’une note de crédit ne concernant pas des immobilisations, alors il vous faut débiter les comptes « Rabais, remises et ristournes accordés par l’entreprise » (709) ainsi que celui de la « TVA collectée » (44571) pour créditer le compte 4111 « Clients – ventes de biens ou de prestations de services ».
Pour des retours aux clients
Dans cette situation, la vente a été effectuée et vous souhaitez transmettre à votre client un avoir sur celle-ci, dans le cadre d’un retour de marchandise par exemple. Vous devez donc retirer du compte produit concerné le montant de la transaction en question.
