Vous êtes à la recherche d’une solution alternative pour gérer votre comptabilité d’entreprise à moindre coût ? Découvrez dans cet article les avantages et les inconvénients de la gestion comptable en ligne à l’aide d’applications ASP, on vous explique tout.
Qu’est-ce qu’une application ASP ?
Les applications ASP, ou Application Service Provider, sont des systèmes de gestion comptable en ligne. Elles s’utilisent comme un logiciel, mais sont cependant directement connectées à un serveur externe. Sur le site, il suffit d’entrer ses identifiants pour accéder au système complet prévu spécialement pour l’entreprise.
La gestion comptable en ligne s’offre comme une alternative aux autres modes de gestion comptable. En effet, les entreprises ont la possibilité de gérer leur comptabilité de 4 manières différentes :
- À l’aide d’un cabinet comptable ou d’un expert-comptable externe ;
- À l’aide d’un centre de gestion agréé (CGA), externe également ;
- À l’aide d’un logiciel de comptabilité ;
- Ou encore, à l’aide d’une application en ligne.
Quel est le principe de la gestion comptable en ligne ?
La gestion comptable en ligne au travers d’applications ASP permet d’enregistrer toutes les données comptables d’une entreprise. Vous n’avez pas besoin d’installer de logiciel et pouvez accéder à l’ensemble des informations depuis n’importe quel ordinateur, ou même depuis votre smartphone. En effet, les données ne sont pas stockées sur un ordinateur ou dans l’entreprise. L’hébergement et le stockage des informations sont prévus dans le système de gestion en ligne.
Une interface totalement dédiée à l’entreprise est accessible par toutes les personnes qui disposent d’un identifiant et d’un mot de passe. En effet, il suffit de souscrire un abonnement (mensuel ou annuel généralement) pour profiter du service.
Grâce à une application ASP, la maintenance et l’adaptation à la législation est réalisée par le système. Vous pouvez d’ailleurs demander conseil à un comptable en ligne pour vous accompagner dans les différentes démarches à effectuer, mais aussi pour créer votre organisation comptable.
Quels sont les avantages de la gestion comptable en ligne ?
La gestion comptable en ligne est une solution avantageuse pour de nombreuses entreprises, pour plusieurs raisons.
Tout d’abord, les applications ASP vous permettent d’être indépendant au vu de la gestion comptable de votre entreprise. Pas besoin de faire appel à un prestataire externe, vous bénéficiez des services d’un logiciel et de conseillers en même temps !
Par ailleurs, les données comptables sont accessibles 24h/24, depuis n’importe quel appareil. La comptabilité de votre entreprise peut donc également être éditée et consultée par différentes personnes, peu importe où elles se trouvent.
D’autre part, vous n’avez pas à investir dans un logiciel ! La gestion comptable en ligne s’effectue à l’aide d’un abonnement forfaitaire, résiliable à tout moment. Le coût de la prestation varie généralement en fonction du nombre d’opérations effectuées sur le site. Le prix de l’abonnement est donc réduit lorsque votre entreprise débute. Et pourtant, vous bénéficiez tout de même du support client du service en ligne, mais aussi d’une assistance juridique.
Enfin, plus besoin de stocker vos données en interne. Non seulement vous diminuez ainsi les risques de pertes de données, mais vous économisez également les coûts relatifs au stockage et à l’archivage des données sur un serveur ou un disque dur, par exemple.
Quels sont les inconvénients de la gestion comptable en ligne ?
Attention, la gestion comptable en ligne présente aussi quelques inconvénients, comparé aux services d’un prestataire externe notamment. Notez en effet qu’il est toujours nécessaire de faire saisir les données par un salarié compétent de l’entreprise. C’est pourquoi vous restez également responsable de la véracité et de la transparence des données. En cas d’erreur, vous risquez toujours une amende et des pénalités.
De plus, il est nécessaire d’avoir une connexion internet pour consulter et éditer les données.
Comment choisir une application ASP ?
Pour bien choisir son prestataire de gestion comptable en ligne, il est indispensable de vérifier plusieurs points.
Pensez tout d’abord à choisir une application adaptée à la performance de votre connexion internet, également compatible avec le navigateur que vous souhaitez utiliser. Avant de vous engager, vous pouvez d’ailleurs tester une version d’essai, généralement gratuite, ce qui vous permet de faire votre choix entre plusieurs services.
À côté de cela, veillez à analyser les caractéristiques des différentes applications afin de trouver la mieux adaptée aux besoins de l’entreprise :
- Avez-vous besoin d’avoir accès au service sur tablette ou smartphone ?
- Souhaitez-vous automatiser votre comptabilité ?
- À combien d’utilisateurs souhaitez-vous donner accès ?
- Avez-vous besoin d’archiver des documents numérisés ?
- Etc.
Enfin, faites votre choix selon les différents services supplémentaires dont vous auriez éventuellement besoin, comme une formation pour la prise en main ou une assistance joignable 24h/24 dans plusieurs langues par exemple, ou encore d’autres conditions qui peuvent vous sembler importantes comme les conditions de résiliation ou bien l’implantation géographique des serveurs du logiciel en ligne.
