Le principe de circularisation est utilisé par les entreprises auprès de ses tiers afin d’obtenir des informations précises liées à l’état de ses comptes. Il s’agit donc d’une pratique courante, qui vous permet de contrôler la véracité de vos comptes tout en vous préservant des éventuels oublis lors de l’établissement de votre bilan de clôture comptable. Voyons comment ce principe de circularisation s’applique dans le quotidien des entreprises, ainsi que ses nombreux avantages pratiques.
Quelle est la définition du principe de circularisation ?
En comptabilité, il est utile, et pour plusieurs raisons, de confronter vos informations financières (dettes ou créances) avec celles des tiers œuvrant aux côtés de votre entreprise : c’est ce que l’on appelle le principe de circularisation, ou encore la procédure de confirmation directe.
Le principe de circularisation est ainsi très facile à comprendre. Il s’agit de contacter un tiers pour lui demander quelle est la position de votre entreprise dans ses comptes. Devez-vous toujours de l’argent à ce tiers ? Le tiers vous doit-il encore ce montant précis ? De combien est-il question ? Depuis combien de temps ? Voici quelques exemples de réponses qu’il vous est possible d’obtenir grâce au principe de circularisation. Les tiers de votre entreprise peuvent être, par exemple :
- Un fournisseur ;
- Votre banque ;
- Vos avocats ;
- Votre assureur ;
- Vos clients.
Mais il peut aussi s’agir du greffe du tribunal de commerce, ou encore des administrateurs judiciaires par exemple. Vous pouvez ainsi décider de transmettre les questions de votre expert-comptable à ces entités, afin d’obtenir des réponses précises vous permettant de mettre de l’ordre dans votre comptabilité.
Quel est l’objectif du principe de circularisation ?
La circularisation des tiers peut concerner plusieurs opérations financières, outre la confirmation des soldes de vos comptes respectifs. Cette pratique peut concerner, par exemple, la signature d’un chèque ou encore la mise à jour d’une procuration de paiement. En somme, l’objectif du principe de circularisation va grandement varier en fonction du tiers concerné par cette opération.
Si vous souhaitez réaliser une mise au point de vos affaires judiciaires en cours, la mise en pratique du principe de circularisation avec des avocats est alors indiquée. Il peut aussi arriver que votre commissaire aux comptes demande à accéder aux synthèses des dettes de votre société, et dans ce cas le principe de circularisation s’appliquera à des administrateurs judiciaires.
Le principe de circularisation permet ainsi de fournir des informations précieuses aux deux professionnels chargés de la surveillance de la comptabilité de votre entreprise, soit votre expert-comptable ainsi que votre commissaire aux comptes.
Comment réaliser une circularisation de tiers ?
Contrairement aux idées reçues, la circularisation de tiers doit être réalisée par courrier, et non pas uniquement par téléphone. N’oublions pas qu’il s’agit d’une véritable procédure comptable, qui est normée pour davantage de transparence dans les échanges avec vos tiers.
De ce fait, vous devrez rédiger une lettre au nom de votre entreprise, et non pas à la demande de votre expert-comptable ou commissaire aux comptes, à destination du tiers concerné par votre interrogation. Il vous est possible de demander des informations de manière ouverte, ou en posant directement une question précise à votre tiers. Nous vous recommandons d’envoyer ce courrier par lettre recommandée.
Voici une précision d’importance : la réponse de votre tiers, quant à elle, doit être adressée à votre expert-comptable ou à votre commissaire aux comptes, et non pas directement à votre entreprise. C’est ici que le principe de circularisation prend tout son sens : votre commissaire aux comptes ou votre expert-comptable vous adresse une question, que vous transmettez à votre tiers, qui transmettra sa réponse à votre expert-comptable ou commissaire aux comptes. Un véritable cercle vertueux, en somme.
Quand appliquer le principe de circularisation ?
Le principe de circularisation possède l’avantage de pouvoir être appliqué à tout moment, dès que le besoin en est signifié de la part de votre :
- Expert-comptable ;
- Commissaire aux comptes.
Il peut aussi arriver que vous ayez besoin d’une information formelle pour réaliser la clôture de votre exercice comptable, par exemple.
Il vous est possible d’appliquer le principe de circularisation pour vous assurer de la régularité de vos comptes, et de la bonne application des principes comptables. Il s’agit d’un excellent moyen de prévoir d’éventuelles problématiques de trésorerie à venir. Vous pouvez aussi appliquer le principe de circularisation pour vous assurer qu’aucun oubli de paiement ne viendra entacher la clôture de votre exercice.
Il s’agit, en soi, d’une belle manière de démontrer l’efficacité ou de pointer les manquements du service comptable de votre entreprise. Vous pouvez ainsi pointer très précisément les éventuels problèmes se trouvant dans vos processus comptables, et y remédier plus facilement.
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