Outil de comptabilité pratique, visant à faciliter l’organisation de vos documents tout en vous protégeant des éventuels litiges, la facture acquittée est très courante au sein des grandes entreprises. Si vous souhaitez en réaliser pour vos clients ou fournisseurs, n’oubliez pas d’y inscrire les mentions obligatoires, afin que votre facture acquittée puisse être considérée comme recevable par un tribunal. Voici quelques informations et conseils pour créer une facture acquittée professionnelle et dans les normes.
Qu’est-ce qu’une facture acquittée ?
Une facture acquittée fait partie des documents comptables très pratiques au quotidien, et qui permettent de conserver une organisation précise des ordres de paiements. Il s’agit d’un type de facture qui peut être émise pour une prestation de services ou la vente de marchandises, et qui indique clairement que celle-ci a été intégralement payée. Il est possible, pour une entreprise par exemple, d’envoyer à un client une facture acquittée afin de lui signifier de manière officielle qu’il n’a plus rien à payer. Précisons à ce stade qu’une facture acquittée peut aussi être envoyée par :
- Un fournisseur ;
- Un comptable public ;
- Un client.
Quelle est l’utilité d’une facture acquittée ?
Les factures acquittées possèdent plusieurs utilités, dont la principale est de prouver noir sur blanc l’effacement d’une dette qui a été réglée. Il s’agit aussi d’un outil de simplification comptable, qui permet de savoir quelle facture a été payée et à quelle date. De plus, la séparation des factures à payer et acquittées permet au comptable de votre entreprise d’apercevoir en un coup d’œil quel montant a été payé et pour quelle vente. Puisque les factures acquittées sont habituellement classées par date de paiement, retrouver la preuve d’une transaction financière est particulièrement rapide et facile. Bien entendu, la future acquittée peut aussi être réalisée afin de répondre à une demande d’un de vos clients, pour sa propre comptabilité.
Comment créer une facture acquittée ?
Lorsque vous souhaitez acquitter une facture, qu’un de vos clients ou fournisseurs vous demande l’envoi d’une facture acquittée, ne créez en aucun cas un nouveau document. Il est indispensable que votre facture acquittée soit la même que celle envoyée précédemment à votre client : la mention obligatoire de la date de votre facture initiale doit demeurer identique. De ce fait, reprenez simplement votre facture initiale, et ajoutez-y les mentions obligatoires complémentaires propres aux factures acquittées.
Est-ce que la facture acquittée a une valeur juridique ?
Si votre entreprise reçoit des factures acquittées, ou que vous avez l’habitude d’en émettre, n’oubliez pas de les conserver précieusement, même sous la forme d’une copie. Malgré sa forme très simple, et les rares mentions obligatoires qui doivent figurer sur une facture acquittée, celle-ci se révèle être un atout juridique de taille en cas de litige. En effet, ce document constitue une preuve parfaitement recevable après d’un tribunal, conformément à l’article 1253 du Code civil : « Celui qui réclame l’exécution d’une obligation doit la prouver. (…) Celui qui se prétend libéré doit justifier le paiement ou le fait qui a produit l’extinction de son obligation ».
Quelles mentions obligatoires intégrer à une facture acquittée ?
Pour que votre document ait effectivement une valeur juridique, il est nécessaire que celui-ci comporte les mentions obligatoires d’une facture acquittée. Ces informations vont permettre de préciser plusieurs éléments liés au paiement de la facture, afin que l’ensemble des renseignements nécessaires y soient précisés. Ainsi, reprenez votre facture préalablement envoyée à votre client, et ajoutez-y les informations suivantes :
- Le mode de règlement ;
- Votre signature ou cachet ;
- Une note « acquittée » ;
- La date de paiement effectif.
Vous pouvez, par exemple, ajouter sur votre facture la phrase « Acquittée le 12/06/2021 par virement bancaire », et y ajouter le cachet de votre entreprise. Prenez garde à ne pas masquer des informations importantes, telles que le montant total, le taux de TVA, ou encore la numérotation de la facture concernée.
Est-ce que la facture acquittée est un document obligatoire ?
Si la facture classique et ses mentions obligatoires sont régies par la loi, la facture acquittée et sa création ne constituent en aucun cas une obligation juridique. Bien entendu, il est conseillé pour les grandes entreprises d’avoir recours à ce type de factures, afin de simplifier leur organisation comptable. Si vous êtes entrepreneur, il vous est possible de réaliser cette facture pour vos fournisseurs, ou encore pour vos clients lorsque ceux-ci en expriment le besoin. Vous n’avez en aucun cas l’obligation de réaliser ce type de factures de manière automatique si vous préférez éviter ce type de démarche comptable. Bien entendu, n’oubliez pas d’envoyer une facture acquittée après le paiement de la somme due, et en aucun cas avant d’avoir reçu une preuve du paiement en question.
